Nota a Cass., Sez. lav., 29 marzo 2026, n. 7514
1. Premessa
Registrazioni telefoniche aziendali, obbligo di fedeltà, azione risarcitoria del datore di lavoro e inutilizzabilità della prova: sono questi gli snodi principali dell’ordinanza in commento.
La decisione si inserisce nel solco ormai consolidato della giurisprudenza di legittimità in materia di controlli difensivi e ribadisce un principio di particolare rilievo nella prassi aziendale: il datore di lavoro non può acquisire dati in violazione dell’art. 4 St. lav. – o comunque trattarli al di fuori di finalità determinate, proporzionate e lecite – per poi invocare solo successivamente la finalità difensiva al fine di utilizzarli in giudizio.
Il controllo difensivo, infatti, non opera come una clausola generale di sanatoria della raccolta illecita. Esso può giustificare una compressione della riservatezza del lavoratore solo entro confini rigorosi: deve essere mirato, fondato su concreti indizi, attivato ex post e riferito a dati acquisiti successivamente all’insorgenza del fondato sospetto.
La pronuncia assume particolare rilievo perché applica tali principi non nel più ricorrente contesto del licenziamento disciplinare, ma nell’ambito di un’azione risarcitoria promossa dal datore di lavoro nei confronti di ex dipendenti. La Corte conferma, dunque, che l’inutilizzabilità del dato illegittimamente acquisito non è circoscritta al procedimento disciplinare, ma si estende anche alla sua spendibilità processuale quale prova del danno.
2. Il fatto
La vicenda trae origine da un giudizio promosso da una società nei confronti di alcuni lavoratori, volto a ottenere il risarcimento dei danni asseritamente subiti in conseguenza di condotte tenute dai dipendenti dal dicembre 2017 sino alla risoluzione dei rispettivi rapporti di lavoro.
Secondo la prospettazione della società, tali condotte avrebbero violato l’obbligo di fedeltà e cagionato discredito nei confronti di un primario cliente.
La Corte d’Appello di Milano, confermando la decisione di primo grado, respingeva le domande risarcitorie. Il passaggio decisivo della sentenza di merito riguardava l’esclusione di qualsiasi valenza probatoria delle registrazioni delle telefonate compiute «su disposizione aziendale», ritenute acquisite in contrasto con l’art. 4 St. lav. nella formulazione novellata.
In particolare, la Corte territoriale aveva escluso che tali registrazioni potessero essere considerate quale legittimo controllo ex post, osservando che «il mero reperimento ed esame di elementi già acquisiti senza l’osservanza delle modalità di cui all’art. 4 St. lav. non può in alcun modo ritenersi consentito».
La società proponeva ricorso per cassazione articolato in tre motivi.
Con il primo motivo denunciava la violazione e falsa applicazione dell’art. 4 St. lav., sostenendo che la norma non fosse applicabile alla fattispecie e che le registrazioni prodotte in giudizio non dovessero essere considerate inutilizzabili.
Con il secondo motivo lamentava la violazione di plurime disposizioni costituzionali e processuali, censurando la decisione nella parte in cui la Corte territoriale avrebbe omesso di esaminare la documentazione prodotta e di rivalutare le richieste istruttorie relative, tra l’altro, alla presunta cancellazione telematica dei lanci di produzione e alla distruzione di documentazione cartacea.
Con il terzo motivo deduceva l’omesso esame di fatti decisivi relativi alla presunta volontà dei lavoratori di favorire una società costituenda a scapito del datore di lavoro.
La Corte di Cassazione ha respinto il ricorso nel suo complesso.
3. Il quadro normativo e giurisprudenziale
3.1. L’art. 4 St. lav. e la nuova architettura dei controlli
L’art. 4 St. lav., come modificato dal D.lgs. 151/2015, distingue tra impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, da un lato, e strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione o per registrare accessi e presenze, dall’altro.
I primi possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e richiedono l’accordo collettivo o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
I secondi non sono soggetti alla medesima procedura autorizzativa, ma le informazioni raccolte tramite tali strumenti sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, e se è rispettata la normativa in materia di protezione dei dati personali.
La norma, dunque, non liberalizza il controllo datoriale. Al contrario, assoggetta l’esercizio del potere di controllo a un sistema di garanzie procedurali, sostanziali e informative, che operano quali presidi della dignità e della riservatezza del lavoratore.
Nel caso in commento, la questione non riguarda semplicemente la possibilità astratta di registrare conversazioni aziendali, ma la possibilità di utilizzare in giudizio registrazioni già acquisite su disposizione aziendale senza il rispetto delle garanzie dell’art. 4 St. lav.
Ed è proprio su questo punto che la Corte offre il contributo più rilevante.
3.2. Controlli difensivi in senso lato e controlli difensivi in senso stretto
La Cassazione richiama l’orientamento ormai consolidato in materia di controlli difensivi, ribadendo la distinzione tra controlli a difesa del patrimonio aziendale e controlli difensivi in senso stretto.
I controlli a difesa del patrimonio aziendale che riguardano tutti i dipendenti, o gruppi di dipendenti, nello svolgimento della prestazione lavorativa rientrano nel perimetro dell’art. 4 St. lav. e devono rispettarne integralmente le condizioni.
Diversa è la funzione dei controlli difensivi in senso stretto, diretti ad accertare specificamente condotte illecite ascrivibili, sulla base di concreti indizi, a singoli dipendenti, anche se verificatesi durante lo svolgimento dell’attività lavorativa.
Solo questi ultimi, ricorrendone i rigorosi presupposti individuati dalla giurisprudenza, possono collocarsi al di fuori del perimetro applicativo dell’art. 4 St. lav., in quanto non hanno ad oggetto la normale attività lavorativa, ma illeciti specifici e individualizzati.
Tuttavia, tale esclusione dall’ambito di applicazione dell’art. 4 non è automatica. Essa è subordinata alla ricorrenza di condizioni rigorose, la cui assenza comporta l’illegittimità del controllo e l’inutilizzabilità dei dati raccolti.
4. I principi generali di matrice nazionale e convenzionale
La pronuncia in commento deve essere letta alla luce del più ampio quadro giurisprudenziale nazionale e convenzionale, che ha definito i limiti del controllo datoriale sulle comunicazioni e sugli strumenti aziendali.
Sul piano convenzionale, il riferimento centrale è rappresentato dalla sentenza della Grande Camera della Corte europea dei diritti dell’uomo, 5 settembre 2017, Bărbulescu c. Romania (ric. n. 61496/08), che ha individuato i criteri necessari per valutare la compatibilità del monitoraggio datoriale con l’art. 8 CEDU.
Da tale pronuncia si ricavano, in particolare, alcuni parametri di legittimità: il lavoratore deve essere previamente informato della possibilità di controllo; devono essere chiariti l’estensione, il grado di intrusività, la durata e le modalità del monitoraggio; il datore deve indicare ragioni legittime a fondamento del controllo; occorre verificare se fossero disponibili misure meno invasive; devono essere valutate le conseguenze del monitoraggio per il lavoratore; devono essere previste adeguate garanzie contro possibili abusi.
Tali criteri non escludono in assoluto il potere di controllo, ma lo subordinano a un bilanciamento effettivo tra l’interesse aziendale e la tutela della vita privata, della corrispondenza e della dignità del lavoratore.
Sul piano interno, la giurisprudenza di legittimità ha recepito tale impostazione, integrandola nel sistema dell’art. 4 St. lav. e della disciplina in materia di protezione dei dati personali. In particolare, la Suprema Corte ha più volte chiarito che il controllo difensivo in senso stretto deve essere mirato e attuato ex post (Cass., Sez. lav., 26 giugno 2023, n. 18168; Cass., Sez. lav., 22 settembre 2021, n. 25732).
La giurisprudenza nazionale e convenzionale consente quindi di individuare una serie di condizioni cumulative.
In primo luogo, il controllo datoriale deve avere, tenuto conto delle circostanze del caso concreto, la finalità di accertare specifici comportamenti illeciti del lavoratore. Non è sufficiente una finalità generica di verifica della produttività, dell’efficienza o del corretto adempimento della prestazione.
In secondo luogo, gli illeciti da accertare devono riguardare condotte specifiche e individualizzate, non riconducibili al mero controllo dell’adempimento ordinario della prestazione, e potenzialmente lesive di beni o interessi aziendali estranei al normale svolgimento del rapporto, quali, in particolare, il patrimonio, la sicurezza, la riservatezza delle informazioni o l’immagine dell’impresa.
Il controllo difensivo non può essere utilizzato per trasformare ogni inadempimento contrattuale in un illecito suscettibile di sorveglianza occulta o retrospettiva.
In terzo luogo, i controlli devono essere attuati ex post, ovvero successivamente al verificarsi del comportamento illecito o all’insorgenza del fondato sospetto del compimento dell’illecito. Tale requisito serve a evitare che, sotto l’etichetta del controllo difensivo, si realizzi una generalizzata sorveglianza a distanza sull’attività lavorativa.
In quarto luogo, deve sussistere un ragionevole o fondato sospetto in capo al datore di lavoro circa la commissione di un illecito da parte del dipendente. Si tratta di un presupposto imprescindibile: in assenza di un sospetto oggettivamente giustificato, al datore è preclusa l’attivazione del controllo difensivo.
Tale presupposto indiziario, peraltro, non può risolversi in un mero convincimento soggettivo. Deve essere sorretto da indizi materiali, riconoscibili e valutabili in base alle circostanze del caso concreto.
In quinto luogo, il controllo deve essere necessario e proporzionato. Quanto più invasiva è la misura di controllo, tanto più gravi e specifiche devono essere le ragioni che la giustificano.
In sesto luogo, deve essere verificata l’impossibilità di ricorrere a mezzi meno invasivi della vita privata del dipendente.
Infine, devono essere predisposte garanzie adeguate e sufficienti contro possibili abusi. Nei casi rientranti nell’art. 4 St. lav., ciò implica anche l’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli; nei controlli difensivi in senso stretto, resta comunque necessario assicurare un bilanciamento effettivo, la proporzionalità della misura e il rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
5. Il ragionamento della Corte
5.1. Il primo motivo: registrazioni aziendali e inutilizzabilità della prova
La Corte rigetta il primo motivo di ricorso, ritenendo la decisione impugnata conforme alla giurisprudenza consolidata in materia di controlli difensivi.
Il punto centrale è la natura delle registrazioni telefoniche prodotte dalla società.
La Corte d’Appello aveva accertato che si trattava di registrazioni compiute «su disposizione aziendale» in contrasto con l’art. 4 St. lav. La società pretendeva di valorizzarle come elementi probatori nell’ambito dell’azione risarcitoria, sostenendo che la norma statutaria non fosse applicabile.
La Cassazione esclude tale impostazione. Dopo aver richiamato la distinzione tra controlli difensivi in senso lato e controlli difensivi in senso stretto, la Corte ribadisce che il controllo difensivo in senso stretto può considerarsi legittimo solo se mirato e attuato ex post, ossia a seguito del comportamento illecito di uno o più lavoratori del cui avvenuto compimento il datore abbia avuto fondato sospetto.
Solo da quel momento il datore può procedere alla raccolta di informazioni utilizzabili. Non è quindi possibile utilizzare informazioni precedentemente acquisite in violazione delle prescrizioni di cui all’art. 4 St. lav., perché ciò trasformerebbe il controllo difensivo in una forma di sanatoria retroattiva della raccolta illecita.
In altri termini, non può essere reso retroattivamente lecito un comportamento che tale non era al momento in cui fu tenuto. Il controllo difensivo non è una categoria retroattiva. Non consente al datore di lavoro di raccogliere dati senza garanzie, conservarli e poi, al momento del contenzioso, attribuire loro una funzione difensiva.
Ciò vale anche quando il materiale sia stato concretamente esaminato solo in un momento successivo. La Corte precisa, infatti, che non rileva che i dati siano stati tratti dai sistemi informatici solo successivamente o dopo la cessazione del rapporto di lavoro, se essi riguardano un momento temporale antecedente all’insorgenza del fondato sospetto.
Il discrimine non è il momento dell’estrazione, ma quello dell’acquisizione originaria del dato.
5.2. Il requisito temporale: il controllo ex post non legittima l’acquisizione retrospettiva dei dati
Il requisito temporale ex post non può essere inteso in senso meramente formale. Non è sufficiente che il datore esamini i dati dopo il sorgere del sospetto. Occorre, piuttosto, che le informazioni utilizzate siano state acquisite dopo quel momento.
È qui che la sentenza n. 7514/2026 si salda, in particolare, con l’orientamento espresso da Cass., Sez. lav., 13 gennaio 2025, n. 807, secondo cui il controllo difensivo tecnologico non può estendersi retrospettivamente a dati archiviati prima dell’insorgenza del fondato sospetto.
Una pronuncia più recente (Cass., Sez. lav., 11 dicembre 2025, n. 32283), presenta un assetto peculiare, poiché la decisione si fonda anche sulla qualificazione della chat aziendale come strumento di lavoro ai sensi dell’art. 4, comma 2, St. lav. Essa conferma, tuttavia, la centralità del tema del corretto inquadramento dello strumento utilizzato e delle condizioni di utilizzabilità dei dati.
Secondo l’orientamento ribadito dalla pronuncia in commento, il controllo può considerarsi ex post solo ove, a seguito del fondato sospetto circa la commissione di illeciti, il datore provveda, da quel momento, alla raccolta delle informazioni. Solo tali informazioni successive potranno fondare l’eventuale esercizio dell’azione disciplinare o la pretesa giudiziale.
È invece precluso al datore ricercare nel passato lavorativo elementi di conferma del sospetto e utilizzarli a scopi disciplinari o probatori, perché ciò equivarrebbe a legittimare l’uso di dati raccolti prima e a prescindere dal sospetto.
In questa prospettiva, il fondato sospetto svolge una duplice funzione. Da un lato, è il presupposto che consente l’attivazione del controllo. Dall’altro, delimita temporalmente e oggettivamente il perimetro delle informazioni acquisibili.
Il sospetto non autorizza una ricerca retrospettiva illimitata. Segna, piuttosto, il punto di partenza della raccolta legittima.
5.3. La sanzione dell’inutilizzabilità
L’illegittimità della raccolta determina l’inutilizzabilità dei dati. Nel caso in cui il datore non riesca a dimostrare che i dati posti a fondamento della contestazione, dell’azione disciplinare o della domanda giudiziale siano stati acquisiti legittimamente, opera la regola dell’inutilizzabilità probatoria del dato raccolto in violazione delle garanzie statutarie e informative.
La regola dell’inutilizzabilità trova oggi il proprio riferimento nell’art. 2 decies del D.lgs. n. 196/2003. La conseguenza non è meramente teorica.
Una volta espunte le registrazioni telefoniche dal compendio probatorio, la Corte d’Appello aveva ritenuto insussistenti i presupposti dell’azione risarcitoria. La Cassazione conferma tale valutazione, ribadendo che le registrazioni inutilizzabili non possono sorreggere la domanda della società.
La decisione chiarisce quindi che l’inutilizzabilità opera non solo nell’ambito del procedimento disciplinare o del licenziamento, ma anche quando il datore agisce in giudizio per ottenere il risarcimento dei danni asseritamente subiti.
6. Il principio ricavabile dalla decisione
La sentenza consente di formulare il seguente principio: le registrazioni telefoniche e, più in generale, i dati aziendali acquisiti mediante strumenti idonei al controllo dell’attività dei lavoratori, in assenza delle garanzie previste dall’art. 4 St. lav. e dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali, non possono essere utilizzati dal datore di lavoro invocando successivamente la finalità difensiva del controllo, qualora si riferiscano a un periodo anteriore all’insorgenza di un fondato sospetto oggettivamente giustificato.
Il controllo difensivo in senso stretto resta ammesso, ma solo se ricorrono congiuntamente le condizioni individuate dalla giurisprudenza: specificità dell’illecito, riconducibilità della verifica a condotte non coincidenti con il mero controllo dell’adempimento ordinario della prestazione, fondato sospetto oggettivamente giustificato, attivazione ex post, raccolta di dati successivi al sospetto, necessità, proporzionalità, assenza di alternative meno invasive e garanzie adeguate contro abusi.
7. Impatti operativi
La pronuncia ha ricadute significative per le imprese, soprattutto nei contesti in cui siano presenti sistemi di registrazione telefonica, piattaforme di customer care, call center, sistemi CRM, strumenti di ticketing, chat aziendali, log applicativi o sistemi di tracciamento dell’attività digitale.
Il primo impatto riguarda la progettazione dei sistemi di raccolta dei dati. Le imprese devono verificare se gli strumenti utilizzati possano comportare, anche indirettamente, un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. In tal caso, occorre valutare la riconducibilità all’art. 4, comma 1, St. lav., oppure alla categoria degli strumenti di lavoro di cui al comma 2.
Il secondo impatto riguarda l’obbligo di informativa. Anche quando lo strumento sia qualificabile come strumento di lavoro, l’utilizzabilità dei dati richiede un’adeguata informazione al lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, oltre al rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Il terzo impatto concerne la conservazione dei dati. La conservazione generalizzata e indifferenziata di registrazioni o log, ove non sorretta da adeguate garanzie, finalità determinate e tempi di conservazione proporzionati, espone l’impresa al rischio che il dato, pur tecnicamente disponibile, sia giuridicamente inutilizzabile.
Il quarto impatto riguarda il requisito del fondato sospetto. L’impresa deve essere in grado di documentare il momento in cui il sospetto è sorto, gli indizi oggettivi che lo hanno giustificato, i soggetti coinvolti, il perimetro delle verifiche autorizzate e la proporzionalità delle misure adottate.
Il quinto impatto riguarda la strategia processuale. Una domanda risarcitoria costruita su dati inutilizzabili rischia di risultare priva di adeguato supporto probatorio, anche quando l’impresa ritenga di disporre di elementi sostanzialmente rilevanti.
8. Considerazioni di compliance
La sentenza n. 7514/2026 conferma che la compliance dei controlli non si costruisce nel momento patologico del contenzioso, ma nella fase fisiologica di progettazione degli assetti organizzativi, tecnologici e documentali.
L’impresa che intende utilizzare dati generati dai propri sistemi deve poter dimostrare, prima ancora della rilevanza del contenuto, la liceità della raccolta.
Ciò richiede policy interne chiare, informative adeguate, procedure di autorizzazione dei controlli, tempi di conservazione coerenti, accessi selettivi, tracciabilità delle verifiche e coinvolgimento delle funzioni competenti, incluse le aree HR, Legal, Compliance, ICT e protezione dei dati personali.
È sottesa alla pronuncia, in definitiva, una logica di accountability: il datore di lavoro non può limitarsi ad affermare che il dato è utile alla difesa dell’impresa. Deve dimostrare che quel dato è stato raccolto legittimamente, nel rispetto dei limiti statutari e della disciplina in materia di protezione dei dati personali, e che il controllo è stato attivato solo quando un fondato sospetto, oggettivamente riconoscibile, lo rendeva necessario.
Il controllo difensivo non è un potere esplorativo. È una misura eccezionale, mirata e proporzionata, che trova giustificazione nella tutela dell’impresa solo quando non si traduca nell’annullamento delle garanzie del lavoratore.
9. Considerazioni conclusive
La sentenza in commento si colloca nella linea più rigorosa e coerente della giurisprudenza di legittimità in materia di controlli difensivi.
Il principio che ne emerge è di particolare chiarezza: il fondato sospetto non consente di guardare retroattivamente nel patrimonio informativo aziendale alla ricerca di conferme. Esso consente, semmai, di attivare da quel momento un controllo mirato, proporzionato e conforme alle garanzie previste dall’ordinamento.
Le registrazioni aziendali raccolte in violazione dell’art. 4 St. lav. non diventano utilizzabili perché successivamente emerge un interesse difensivo del datore. La finalità difensiva non sana la raccolta illecita, non legittima l’uso retroattivo dei dati e non consente di eludere i presidi posti a tutela della dignità, della riservatezza e della vita privata del lavoratore.
Per le imprese, la decisione rappresenta un monito operativo preciso: la tutela del patrimonio aziendale deve essere organizzata prima, non ricostruita dopo. Solo un sistema di controlli conforme, selettivo, documentato e proporzionato può produrre dati realmente utilizzabili.
In assenza di tali condizioni, il rischio è che il dato, pur tecnicamente disponibile, sia giuridicamente irrilevante.
Avv. Adamo Brunetti, Dott. Giuseppe Monteleone
