Modello 231: organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001

La responsabilità dell'ente per i reati

Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto nell'ordinamento italiano un regime di responsabilità amministrativa, riferibile sostanzialmente alla responsabilità penale, a carico degli enti per reati tassativamente elencati e commessi nel loro interesse o a loro vantaggio:

• da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dell'ente;
• da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati sopra.

La responsabilità dell'ente si aggiunge a quella della persona fisica che ha materialmente commesso il fatto e sussiste anche quando il reato presupposto è soltanto tentato. L'ente non risponde se gli autori hanno agito nell'interesse esclusivo proprio o di terzi (art. 5) e, nei casi e alle condizioni previste dal decreto, risponde anche dei reati commessi all'estero (art. 4).

Il decreto si applica agli enti forniti di personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica; non si applica allo Stato, agli enti pubblici territoriali, agli altri enti pubblici non economici e agli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale (art. 1).

Le sanzioni

Per l'illecito dipendente da reato si applica sempre la sanzione pecuniaria, commisurata per quote (art. 10). Il decreto prevede inoltre le sanzioni interdittive, la confisca del prezzo o del profitto del reato, anche per equivalente, e la pubblicazione della sentenza (art. 9). Le sanzioni interdittive, considerate le più gravi per le conseguenze che possono produrre, sono:

• l'interdizione dall'esercizio dell'attività;
• la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell'illecito;
• il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio;
• l'esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l'eventuale revoca di quelli già concessi;
• il divieto di pubblicizzare beni o servizi.

Le conseguenze non si fermano al processo. Nel Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023, art. 94) le condanne e le misure interdittive pronunciate nei confronti dell'operatore economico ai sensi del D.Lgs. 231/2001 sono cause di esclusione dalle gare, e il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione comporta l'esclusione dell'operatore che ne è destinatario.

Il Modello come esimente

L'articolo 6 del decreto prevede per l'ente una forma di esonero dalla responsabilità quando il reato è commesso da soggetti in posizione apicale, se l'ente dimostra che:

• l'organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un Modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
• il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello, e di curarne l'aggiornamento, è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;
• le persone che hanno commesso il reato hanno agito eludendo fraudolentemente il Modello;
• non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo.

Per i reati commessi da soggetti sottoposti all'altrui direzione, l'ente risponde se il reato è stato reso possibile dall'inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza, inosservanza che è esclusa se prima del fatto l'ente aveva adottato ed efficacemente attuato un Modello idoneo (art. 7).

La legge non impone in via generale l'adozione del Modello: ne fa però la condizione perché l'ente possa andare esente da responsabilità. L'ente che ne è privo, se un reato presupposto viene commesso nel suo interesse o a suo vantaggio, non dispone di questa difesa.

Che cosa deve prevedere il Modello

In relazione all'estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, il Modello deve rispondere alle seguenti esigenze (art. 6, comma 2):

1. individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;
2. prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire;
3. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei reati;
4. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello;
5. introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.

Il Modello prevede inoltre i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione e il sistema disciplinare previsti dalla disciplina sul whistleblowing (art. 6, comma 2-bis). La sua efficace attuazione richiede una verifica periodica e la modifica del Modello quando sono scoperte violazioni significative o intervengono mutamenti nell'organizzazione o nell'attività (art. 7, comma 4).

Come costruiamo il Modello

Nella costruzione del Modello seguiamo le Linee Guida Confindustria adottate a giugno 2021 e approvate dal Ministero della Giustizia, che delineano un sistema di gestione e di controllo dei rischi coerente con il decreto. Il lavoro si articola in fasi imprescindibili:

1. Identificazione dei rischi. L'analisi del contesto aziendale individua in quali aree o settori di attività, e secondo quali modalità, potrebbero astrattamente verificarsi i reati presupposto: è la mappa delle aree aziendali a rischio.
2. Analisi dei rischi. Per ciascuna area si considerano le possibili modalità attuative dei reati e la storia dell'ente.
3. Valutazione e ponderazione. Ispirata alla norma ISO 31000, stabilisce per ciascun processo il livello di esposizione e l'ordine di priorità nel trattamento. Ridurre un rischio significa intervenire sulla probabilità di accadimento dell'evento e sul suo impatto.
4. Protocolli e procedure. Il sistema di controllo esistente viene valutato e adeguato con protocolli preventivi collegati a procedure, individuate tra quelle già in uso nei sistemi di gestione dell'ente o redatte ex novo, fino a ridurre i rischi a un livello accettabile.

Il risultato si misura sulla realtà dell'ente: ai processi aziendali vengono associati i gruppi di reati presupposto realmente configurabili, e il sistema va rivisto con periodicità adeguata, in particolare quando cambia l'organizzazione o il legislatore introduce nuovi reati.

Cosa consegneremo

• Manuale
• Parte generale e parte speciale
• Codice etico
• Sistema disciplinare
• Analisi dei rischi

La Parte Generale introduce il sistema 231, ne indica la metodologia, istituisce l'Organismo di Vigilanza e detta le linee della formazione. La Parte Speciale, per ciascun processo a rischio, individua le attività che lo compongono e associa loro i protocolli preventivi e le procedure che li attuano. Il Codice Etico fissa i principi che regolano le attività sensibili; il Sistema Disciplinare le misure nei confronti di chi viola il Modello; l'Analisi dei Rischi documenta le evidenze raccolte.

I principi del sistema di controllo

Il sistema di controllo preventivo che costruiamo si ispira a principi in grado di garantire:

• verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione esposta a rischio, con evidenza delle fasi, delle ragioni e dei soggetti che l'hanno autorizzata;
• separazione delle funzioni, perché nessuno gestisca in autonomia tutte le fasi di un processo;
• tracciabilità di ogni operazione finanziaria;
• poteri autorizzativi e di firma coerenti con le responsabilità assegnate;
• un sistema disciplinare specifico e idoneo;
• formazione e informazione sulle attività che presentano rischi;
• la vigilanza dell'Organismo di Vigilanza sul funzionamento del Modello;
• principi etici che trovano corrispondenza nei reati da prevenire.

Formazione e informazione

Il Modello produce effetto se chi opera lo conosce. La formazione è articolata per livelli: per chi ha responsabilità di funzione o rappresenta l'ente, all'approvazione del Modello e a ogni sua modifica, all'assunzione dell'incarico e con incontri periodici sulle novità normative; per il resto del personale, con note informative e comunicazioni di aggiornamento. Collaboratori, consulenti e fornitori ricevono informative sui principi e sulle procedure adottate e le relative clausole contrattuali.

Come lavoriamo

Ogni materia ha la sua disciplina, ciò che si ripete è il modo di arrivarci: parliamo con chi lavora, guardiamo come funziona l'impresa, scriviamo la compliance su misura per voi. Dove due sistemi si toccano, creiamo sinergia e forza comune.

Domande frequenti