Organismo di Vigilanza: requisiti, compiti e poteri

Il ruolo dell'Organismo di Vigilanza

L'art. 6, comma 1, lettere b) e d), del D.Lgs. 231/2001, nel ricollegare l'esonero da responsabilità dell'ente all'adozione e all'efficace attuazione di un Modello idoneo, prevede l'istituzione di un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, con il compito di vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del Modello e di curarne l'aggiornamento. L'omessa o insufficiente vigilanza di questo organismo fa venir meno l'esimente.

I requisiti

Per essere in linea con l'art. 6 del decreto, l'Organismo di Vigilanza deve essere caratterizzato da:

• autonomia e indipendenza, cioè terzietà rispetto alle attività e alle funzioni che controlla, al riparo da ogni forma di interferenza o condizionamento, in particolare dell'organo dirigente;
• professionalità, con competenze comprovate in materia di D.Lgs. 231/2001 e un'approfondita conoscenza della struttura organizzativa dell'ente;
• continuità d'azione, cioè costanza nella vigilanza sul rispetto del Codice Etico, del Modello e delle procedure, e nel loro periodico aggiornamento.

I componenti devono possedere requisiti di onorabilità, non trovarsi in situazioni di incompatibilità o di conflitto di interesse e dimostrare capacità professionali adeguate, con particolare riguardo alla materia 231, alle modalità di commissione dei reati e ai sistemi di gestione e controllo. Non possono, tra l'altro, rivestire incarichi esecutivi o delegati nell'organo amministrativo né svolgere funzioni esecutive con poteri decisionali per conto dell'ente. I requisiti vanno accertati alla nomina e verificati periodicamente.

Composizione, nomina, durata e revoca

L'Organismo può essere monocratico o collegiale; la scelta dipende dalla dimensione e dalla complessità dell'ente. È istituito dall'organo amministrativo, cui spetta la nomina dei componenti, e riporta direttamente a esso. Il venir meno dei requisiti in corso di mandato determina la decadenza; la revoca richiede una giusta causa, come l'inadempimento, per dolo o colpa grave, dei doveri dell'Organismo.

Negli enti di piccole dimensioni i compiti dell'Organismo possono essere svolti direttamente dall'organo dirigente; nelle società di capitali possono svolgerli il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione (art. 6, commi 4 e 4-bis).

Compiti

All'Organismo sono conferite due attribuzioni principali.

• Vigilare sull'osservanza del Modello da parte dei destinatari: verifiche periodiche su operazioni o atti specifici nei processi a rischio, controllo della documentazione richiesta dalle parti speciali, indagini interne sulle presunte violazioni emerse da segnalazioni o dall'attività di vigilanza, coordinamento con le funzioni aziendali.
• Verificare l'efficacia del Modello e la sua effettiva capacità di prevenire i reati: aggiornamento della mappatura dei processi a rischio in funzione dell'evoluzione normativa e organizzativa, proposta degli adeguamenti necessari.

Poteri e funzionamento

Per lo svolgimento dei propri compiti l'Organismo gode di ampi poteri ispettivi e di accesso ai documenti aziendali, dispone di risorse finanziarie e professionali adeguate, si avvale della cooperazione delle strutture aziendali e può ricorrere a professionisti esterni. Raccoglie e conserva segnalazioni, report e risultanze delle verifiche; si riunisce con la periodicità fissata nel proprio regolamento, verbalizzando ogni riunione.

Flussi informativi

L'Organismo riferisce per iscritto all'organo amministrativo sull'esito delle verifiche e sulle iniziative intraprese, e redige una relazione annuale sull'attività svolta. Verso l'Organismo, a loro volta, confluiscono i flussi informativi previsti dal Modello (art. 6, comma 2, lettera d)): le registrazioni previste dalle procedure della Parte Speciale e ogni informazione, anche proveniente da terzi, attinente all'attuazione del Modello nei processi a rischio.

Per ordinare questi flussi abbiamo sviluppato Code4Com Flow, che gestisce le comunicazioni verso OdV, DPO, Responsabile anticorruzione, antiriciclaggio e Internal Audit secondo le scadenze e le modalità del sistema di riferimento.

Gli incarichi che svolgiamo

Svolgiamo incarichi di Organismo di Vigilanza monocratico e di componente di organismi collegiali, in società private, in società a controllo pubblico e in enti del settore sanitario e sociosanitario. L'incarico si articola in un piano annuale delle verifiche, in riunioni periodiche verbalizzate, nell'esame dei flussi informativi e delle segnalazioni, in relazioni all'organo amministrativo e nella proposta degli aggiornamenti del Modello.

Nelle società e negli enti tenuti agli obblighi di trasparenza, l'Organismo di Vigilanza svolge spesso anche le funzioni analoghe a quelle degli OIV: in questi casi cura la rilevazione annuale e l'attestazione sull'assolvimento degli obblighi di pubblicazione richieste dall'ANAC.

Cosa consegneremo

• Regolamento dell'Organismo di Vigilanza
• Piano annuale delle verifiche
• Verbali delle riunioni e delle verifiche
• Relazioni periodiche e relazione annuale all'organo amministrativo
• Griglie di rilevazione e schede di sintesi sugli obblighi di pubblicazione, dove previste

Come lavoriamo

Ogni materia ha la sua disciplina, ciò che si ripete è il modo di arrivarci: parliamo con chi lavora, guardiamo come funziona l'impresa, scriviamo la compliance su misura per voi. Dove due sistemi si toccano, creiamo sinergia e forza comune.

Domande frequenti