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Il Whistleblowing prossimo alla sua piena operatività in Italia.

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Il Whistleblowing prossimo alla sua piena operatività in Italia.

Le indicazioni di Confindustria nella sua “Guida operativa”.

Come noto, il 17 dicembre prossimo entra nella sua piena operatività il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 con cui l’ordinamento italiano ha recepito la direttiva UE 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. whistleblowing).

Detto decreto, infatti, applicabile già dal 15 luglio per enti pubblici e per i soggetti privati che impiegano più di 250 dipendenti, dal 17 dicembre prossimo spiegherà la sua piena efficacia anche nei confronti degli enti privati con più di 50 dipendenti, nonché per quelli che hanno adottato un modello 231 indipendentemente dal numero dei dipendenti.

L’obiettivo della normativa di derivazione europea è quello di stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno.

In casi specifici, è prevista la possibilità di effettuare la segnalazione mediante la divulgazione pubblica attraverso i media. 

In tale contesto normativo, lo scorso ottobre 2023 Confindustria ha pubblicato una Guida operativa, con l’obiettivo di offrire alle imprese destinatarie della nuova disciplina sul whistleblowing una serie di indicazioni e misure operative, anche alla luce delle Linee Guida ANAC (che abbiamo commentato su questo blog), ritenute idonee a rispondere alle esigenze delineate dal D.Lgs. 24/2023.

Data l’ampiezza del campo applicativo della nuova normativa sulle segnalazioni di illeciti e delle tipologie di enti presenti nella realtà associativa di Confindustria, le indicazioni tengono conto anche della varietà di strutture organizzative, in funzione delle dimensioni e delle possibili differenti scelte adottate dalle imprese, di volta in volta. 

Il focus del documento è concentrato sull’istituzione e la gestione del canale interno di segnalazione, ferma restando la libertà degli enti di adottare, nel rispetto del quadro regolatorio di riferimento, le soluzioni organizzative più adeguate in base alla propria struttura e governance.

1.    La procedura disciplinante il canale di segnalazione interno.

In tale sede, la Guida Operativa di Confindustria ripercorre l’onere per le organizzazioni soggette al Decreto 24/2023 di definire, in un apposito atto organizzativo, la procedura per il ricevimento delle segnalazioni e per la relativa gestione.

Tale atto che può definirsi regolatorio del canale whistleblowing interno deve essere, secondo le indicazioni della Guida, adottato con delibera dell’organo di indirizzo e, quindi, è di norma ascritto alla competenza dell’organo amministrativo.

In particolare, Confindustria raccomanda che la procedura contenga i seguenti elementi (oggetto di un’analisi specifica):

  • i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni; 
  • i soggetti che godono delle misure di protezione previste dal Decreto;
  • l’ambito oggettivo delle segnalazioni ammesse e di quelle estranee all’ambito applicativo della disciplina whistleblowing, con le differenti conseguenze in termini di procedura di gestione e misure di tutela garantite; 
  • i presupposti per procedere alla segnalazione interna e le relative condizioni di ammissibilità;
  • il soggetto, interno o esterno, al quale è affidata la gestione delle segnalazioni, i relativi poteri e gli obblighi, nonché l’eventuale budget a disposizione per attività di valutazione e gestione delle segnalazioni, con evidenza della sussistenza dei requisiti richiesti dalla norma; 
  • le modalità per l’eventuale coinvolgimento da parte del gestore di altri soggetti, interni all’ente o esterni, di cui risulti necessario avvalersi per la gestione della segnalazione. A tal fine, l’ente potrebbe riservarsi di procedere autonomamente e, di volta in volta, alle conseguenti designazioni privacy oppure delegare specificamente il gestore a procedere in tal senso;
  • le modalità concrete scelte dall’impresa per l’utilizzo del canale di segnalazione interno (posta cartacea/piattaforma on line, numero telefonico/sistema messaggistica vocale);
  • la procedura che il soggetto gestore deve seguire per la gestione delle segnalazioni interne, con indicazione delle varie fasi dell’istruttoria e delle tempistiche di riferimento, in linea con quanto previsto dal Decreto;
  • la procedura da seguire nel caso in cui una persona diversa da quella alla quale è affidata la gestione delle segnalazioni riceva una segnalazione identificabile come whistleblowing;
  • la politica adottata per le ipotesi di segnalazioni anonime o inammissibili;
  • le modalità e i termini di conservazione dei dati appropriati e proporzionati ai fini della procedura di whistleblowing;
  • i necessari adeguamenti prescritti dall’art. 13 per il trattamento dei dati personali;
  • i presupposti per ricorrere alla segnalazione esterna;
  • le modalità attraverso cui verranno comunicate ai soggetti potenzialmente interessati le informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno, nonché la previsione circa l’attività di formazione sulla disciplina e la procedura stessa.

Inoltre, risulta utile disciplinare nella procedura adottata con l’atto organizzativo anche le eventuali ipotesi di conflitto di interessi, ovvero quelle fattispecie in cui il gestore della segnalazione coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla segnalazione.

2.    Il ruolo delle organizzazioni sindacali.

Un punto di interesse per la Guida Operativa è rappresentato dall’informativa obbligatoria delle rappresentanze sindacali.

Nell’implementare il canale di segnalazione interno, infatti, l’art. 4 del Decreto prevede che l’impresa sia tenuta a sentire “le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’art.51 del D.lgs. n.81 del 2015”, ovvero le rappresentanze sindacali aziendali o le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. 

Il tenore letterale della norma porta a ritenere che il coinvolgimento del sindacato da parte dell’impresa abbia un carattere meramente informativo.

A conferma di ciò, il documento riporta anche quanto affermato dalle Linee Guida ANAC, che individuano la finalità della norma nella necessità di acquisire eventuali osservazioni sviluppate dal sindacato in conseguenza dell’informativa sull’implementazione del canale interno di whistleblowing.

Per quanto riguarda l’individuazione del sindacato destinatario dell’informativa da parte dell’impresa, in ragione proprio del richiamo all’art. 51 del D.lgs. n. 81/2015, si ritiene che, ove in azienda esistano rappresentanze sindacali aziendali oppure una rappresentanza sindacale unitaria (ancheRSU), l’adempimento vada compiuto verso di queste; mentre, nel caso di imprese prive di tali rappresentanze, dovranno essere informate le corrispondenti organizzazioni territoriali delle associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale.

Nei casi di imprese con più unità produttive e, dunque, nel caso di una pluralità di RSU ovvero di unità produttive con RSU ed altre prive, a nostro avviso, è consigliabile suggerire, d’accordo con le organizzazioni sindacali (OO.SS.) del livello più appropriato, una forma di coordinamento delle rappresentanze per facilitare e razionalizzare gli adempimenti informativi.

n particolare, potrebbe essere utile indirizzare l’informativa a tutte le RSU presenti e poi, ove queste ne facciano richiesta per il tramite del coordinamento, programmare un unico incontro, eventualmente anche con modalità informatiche.

3.    La gestione della segnalazione.

In ordine alla gestione della segnalazione, il documento di Confindustria in commento fornisce chiarimenti rispetto alla decisione delle imprese di poter affidare la gestione del canale a un loro ufficio interno preesistente o a un organo collegiale/comitato appositamente costituito e composto da soggetti interni che, nel suo complesso, risponda al requisito di autonomia necessario.

Tale comitato potrebbe essere composto, secondo Confindustria, dai responsabili delle funzioni di controllo (compliance o Internal Audit) e di alcune delle altre funzioni aziendali in grado di gestire in maniera appropriata e diligente la segnalazione (si pensi, ad esempio, alle funzioni legali o alle funzioni HR, al responsabile anticorruzione o a Comitati Etici, nonché, all’Organismo di vigilanza 231 – OdV -, se monocratico, o a un suo membro, se collegiale).

Si segnala che, a parere di chi scrive, tale composizione includerebbe diverse aree a rischio 231 (funzioni legali e risorse umane) e, pertanto, prevedere quantomeno una dettagliata disciplina sui conflitti di interesse, come citato nel par. 1.

Inoltre, nelle imprese dotate di Modello Organizzativo 231 e con OdV (monocratico o collegiale), si può valutare di affidare a quest’ultimo, come ulteriore incarico, debitamente formalizzato, il ruolo di gestore delle segnalazioni, considerato il fatto che l’OdV già possiede i requisiti richiesti dalla disciplina in esame e che, come previsto anche dal Decreto 24/2023, la disciplina whistleblowing è parte integrante del Modello Organizzativo 231, sulla cui osservanza l’OdV è chiamato a vigilare. 

L’Organismo di Vigilanza, infatti, è già dotato di competenze tecniche adeguate e di autonomia e indipendenza, funzionali e gerarchiche, rispetto a qualsiasi altro ufficio interno all’ente: esso, dunque, possiede la capacità di svolgere, senza interferenze o condizionamenti, l’attività di gestione delle segnalazioni interne in termini di verifica e istruttoria, lasciando poi alle competenti funzioni aziendali le eventuali decisioni operative sulle iniziative (in termini disciplinari o di altro tipo) conseguenti agli accertamenti condotti. 

4.    Canali di segnalazione in condivisione e all’interno dei gruppi fimo a 249 dipendenti

Il Decreto, recependo le disposizioni della Direttiva 2019/1937 in materia di canali condivisi (art. 8, co. 6), ha previsto all’art. 4, co. 4 per i comuni diversi dai capoluoghi di provincia, nonché per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non superiore a 249, la facoltà di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.

Lo scopo di tale previsione è quello di consentire agli enti di piccole/medie dimensioni (siano essi entità giuridiche appartenenti a un medesimo gruppo o enti e organizzazioni privi di legame tra loro) di semplificare gli adempimenti e di contenere i costi. 

Nelle Linee Guida, l’ANAC ha precisato che, nel caso in cui più soggetti privati decidano di affidare a uno stesso soggetto (esterno) la gestione delle segnalazioni, “è necessario garantire che ciascun ente acceda esclusivamente alle segnalazioni di propria spettanza tenuto anche conto della attribuzione della relativa responsabilità. Pertanto, dovranno essere adottate misure tecniche e organizzative per garantire che ciascun ente abbia accesso solo alle segnalazioni di propria competenza”.

A tal fine, gli enti che vogliano condividere il canale di segnalazione dovranno stipulare accordi/convenzioni tra loro, nei quali definire i termini della gestione in forma associata delle segnalazioni, che deve comunque avvenire “senza pregiudicare l’obbligo di garantire la riservatezza, di fornire un riscontro e di gestire la violazione segnalata”. 

5.    Gestione e delega delle segnalazioni interne nei gruppi con imprese sopra i 249 lavoratori dipendenti

Al di fuori della fattispecie della condivisione del canale nei soggetti fino a 249 dipendenti, il Decreto nulla dispone in ordine alla possibilità di condivisione del canale tra imprese appartenenti al medesimo gruppo ma che superino tale soglia dimensionale.  Sul punto, nessuna indicazione è contenuta nelle Linee Guida ANAC che, con riferimento al settore privato, rimette all’autonomia organizzativa di ciascun ente la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni, in considerazione alle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta.

Al contempo, il documento di Confindustria tiene conto che il Decreto prevede che la gestione del canale interno di segnalazione possa essere affidata a un soggetto esterno all’ente.

In questo contesto, pertanto, sono ipotizzabili diverse soluzioni operative: 

  1. Una prima riguarda la gestione decentralizzata a livello di singola impresa controllata. In questi casi, sarà comunque possibile, per le società del gruppo, utilizzare un’unica piattaforma informatica, che consenta al segnalante, una volta effettuato l’accesso, selezionare – all’interno di un elenco – la società presso la quale presta attività lavorativa e intende effettuare la segnalazione. In tal modo, l’ufficio a ciò preposto nella legal entity selezionata avvierà il procedimento e gestirà la segnalazione.

Con tale modalità organizzativa, si assicura il rispetto del principio di prossimità suggerito dalla Commissione europea, poiché è la legal entity scelta dal segnalante a gestire la segnalazione e attivare il procedimento.

  • Una seconda soluzione implica l’affidamento alla capogruppo, in qualità di soggetto terzo rispetto alle controllate, di attività inerenti alla segnalazione.

In questi casi, oltre all’utilizzo di un’unica piattaforma informatica (eventualmente con canali dedicati e segregati per ciascuna società) predisposta dalla capogruppo, in linea con quanto previsto dall’art. 4, co. 2, del D.Lgs. 24/2023 ciascuna controllata potrà affidare la gestione del canale di segnalazione al soggetto terzo, individuato nella capogruppo.

Tale modello dovrebbe essere regolato da appositi contratti di servizio, sottoscritti tra la singola controllata e la capogruppo medesima.

Ai fini della gestione della segnalazione, e per garantire la c.d. “prossimità”, il gestore del canale potrà avvalersi, volta per volta, del supporto degli uffici della controllata – nel rispetto degli obblighi di riservatezza – ovvero istituire ex ante una struttura dedicata che assicuri la partecipazione di soggetti interni alla controllata cui sia riferibile la segnalazione.

Avv. Adamo Brunetti

Scarica qui la Guida Operativa di Confindustria

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