Per molti imprenditori la parola compliance evoca ancora un elenco di adempimenti, un consulente che produce documenti e un costo che non si vede mai tornare indietro. È una percezione comprensibile, ma superata dai fatti. Oggi il rispetto delle regole che governano un mercato è la condizione per restarci, e un sistema di compliance costruito bene migliora i processi che regola. In questo articolo spiego perché la compliance è un investimento che genera valore, qual è la trappola più comune in cui cadono le aziende e con quale metodo un Modello 231 diventa uno strumento realmente operativo. Le riflessioni che seguono riprendono il mio intervento per StoryTime – Evoluzione Radio, in programmazione su Radio Canale Italia.
Cosa chiedono oggi banche, investitori e grandi clienti
Il primo argomento è di mercato, non di diritto. Investitori, istituti di credito e grandi player richiedono ai propri fornitori e partner un minimo indispensabile che dimostri il rispetto delle regole: un Codice Etico, un Modello 231, un sistema di governo dei dati aziendali funzionale alla loro protezione. Non è una richiesta formale. È il filtro attraverso cui chi deve finanziare un’impresa, acquistarne i prodotti o inserirla in una catena di fornitura decide se può fidarsi.
Chi non dispone di questi presidi è, in pratica, fuori dal mercato. Non perché arrivi una sanzione, ma perché non supera la selezione: il finanziamento non viene concesso, la qualifica come fornitore non viene rilasciata, la gara resta inaccessibile. Sono costi reali, anche se non compaiono in nessuna fattura. La domanda giusta per un imprenditore, quindi, non è “quanto mi costa mettermi a norma”, ma “quante opportunità perdo se non lo faccio”.
C’è poi un secondo effetto, meno visibile. La compliance migliora i processi e li rende più performanti. Mappare come si lavora davvero, chiarire chi decide cosa, formalizzare i controlli significa eliminare zone grigie, duplicazioni e passaggi inutili. Per questo la compliance non è un costo, ma un guadagno indiretto per chi sceglie di adeguarsi.
Dall’aula del tribunale alla prevenzione in azienda
CO.DE nasce da una consapevolezza maturata sul campo. Chi, come avvocato penalista, interviene nelle aule di giustizia lo fa quando il problema si è già presentato e ha già prodotto conseguenze negative. Molto spesso si tratta di un problema che poteva essere evitato, se solo si fosse intervenuti nel momento opportuno: prima che si avviasse un procedimento.
In termini pratici, un procedimento penale che coinvolge un’impresa significa interruzione dei flussi finanziari da parte delle banche e perdita di opportunità sul mercato. Da qui l’idea, condivisa con il socio co-fondatore, di creare una realtà che aiuti le aziende a prevenire i rischi invece di subirne le conseguenze. Lo strumento previsto dal legislatore per questo è il Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al decreto legislativo 231 del 2001, che disciplina la responsabilità amministrativa delle società e degli enti dipendente da reato. Adottare un Modello 231 idoneo a prevenire i reati significa aiutare l’impresa ad anticipare i rischi che il mercato comunque presenta, quando le alternative sono ancora tutte aperte e il costo dell’intervento è una frazione di quello del rimedio.
La trappola della compliance di carta
Capita spesso di incontrare aziende con un Modello 231, un sistema privacy o altri modelli gestionali perfetti sulla carta ma completamente sconosciuti a chi lavora nei processi che quei documenti dovrebbero regolare. È un tema cruciale, affrontato anche dalla giurisprudenza nel corso degli anni: l’efficacia di un Modello non si misura sulla qualità del documento, ma sulla sua effettiva attuazione.
Il documento esiste, è stato approvato, è archiviato. Ma chi opera ogni giorno non lo conosce, non lo riconosce nel proprio lavoro e non lo applica. Questo accade quando le regole vengono calate dall’alto, scritte da chi non ha osservato come l’azienda funziona davvero e applicate come un formulario.
La risposta è la condivisione delle regole: regole tratte dal vivere quotidiano dell’azienda, non imposte dall’esterno. Conoscendo a fondo come i processi vengono realizzati e come le persone attuano le diverse attività, si possono scrivere regole sostenibili e osservabili, la cui attuazione viene monitorata in maniera costante, intervenendo là dove si verificano dei gap. È questo che rende i Modelli organizzativi realmente attuali e realmente attuabili. E la compliance, in questa prospettiva, è un’opportunità per tutti: non solo per chi governa l’impresa, ma anche per chi ci lavora.
Un vestito cucito su misura: da dove nasce la conoscenza dell’azienda
Un Modello costruito sui flussi di lavoro reali parte da un’attività che non si può delegare a un formulario: conoscere attentamente l’azienda. E l’azienda si conosce attraverso le persone che ci lavorano, i documenti che caratterizzano le loro attività, la sua storia, le fonti aperte, il contesto esterno in cui opera e il contesto interno in cui si organizza.
Solo attraverso una conoscenza capillare di persone, funzioni, regole già attuate, procedure esistenti e contesto in cui l’impresa si muove è possibile creare un vestito cucito su misura: regole facili da osservare, perché nascono dal modo in cui si lavora davvero.
Il metodo in quattro fasi
Quando si entra per la prima volta in un’organizzazione, la domanda ricorrente dell’imprenditore è: come identificate i rischi senza paralizzare l’operatività quotidiana? Una delle questioni che gli imprenditori pongono più spesso è come identificare i rischi senza paralizzare l’operatività quotidiana. Si parte dalle persone, conoscendo il modo in cui operano. Insieme all’analisi dei documenti e del contesto, questo porta a mappare i processi aziendali e l’esposizione di ciascuno a specifici rischi; nel caso del Modello 231, rischi di reato. Da qui il percorso si sviluppa in quattro fasi.
La prima è conoscere e mappare: la mappatura dei processi e dell’esposizione di ciascuno a rischi specifici, partendo dall’osservazione concreta di chi fa cosa, con quali strumenti, con quali autorizzazioni e con quali controlli già in essere.
La seconda è individuare i gap tra ciò che realmente viene attuato attraverso le procedure già implementate dall’azienda e ciò che dovrebbe essere implementato rispetto ai rischi individuati. Questa fase valorizza ciò che l’impresa già fa bene e concentra l’intervento dove serve davvero.
La terza è costruire il Modello: la Parte Generale, il Codice Etico, la Parte Speciale con i suoi protocolli, le procedure. Ogni componente è scritta a partire dai flussi reali rilevati nelle fasi precedenti.
La quarta è attuare e vigilare: la formazione, il controllo e l’ingresso dell’Organismo di Vigilanza, che verifica periodicamente che il Modello sia realmente attuato e ne propone gli aggiornamenti che dovessero rendersi necessari nel corso della sua storia.
Partire dalle persone e dalle procedure esistenti ha un vantaggio pratico: l’azienda non deve fermarsi per mettersi a norma. Il Modello si innesta su ciò che già funziona e lascia all’Organismo di Vigilanza il compito di accompagnarne l’evoluzione nel tempo.
La cultura della responsabilità: regole deboli e regole forti
Le regole funzionano solo se il personale le comprende e le condivide. La condivisione delle regole consolida la responsabilità dei singoli, e per questo la formazione non può ridursi a un incontro teorico. Il metodo è calare sulla singola realtà le regole che sono state implementate, attraverso esempi concreti, casi pratici e strumenti innovativi come la gamification.
Il principio è semplice. La regola che non è conosciuta abbastanza può essere raggirata: non protegge né l’azienda né chi ci lavora. La regola che invece viene assimilata, perché coerente con un certo modo di operare e trasmessa attraverso una formazione efficace, concreta, basata su casi reali, diventa una regola forte, che non viene disattesa nella pratica di tutti i giorni.
Compliance and Development
CO.DE è l’acronimo di Compliance and Development. In due parole c’è tutta la tesi di questo articolo: la compliance come leva dello sviluppo e non come freno, uno sviluppo del business che non può fare a meno della compliance. Contro l’idea, diffusa fino a qualche tempo fa, di una compliance fatta soltanto di costi e regole noiose da rispettare, la proposta è una compliance come valore e opportunità, sviluppata attraverso la conoscenza delle realtà aziendali nella loro vita quotidiana e fatta di regole applicabili e sostenibili per chi opera dentro le organizzazioni.
In sintesi
Mettersi a norma non è un costo da subire, ma un investimento che genera valore: apre l’accesso a banche, investitori e grandi clienti, migliora i processi e previene conseguenze che, una volta avviato un procedimento, nessuna difesa può più evitare del tutto. Il Modello 231 funziona se è cucito sui processi reali, se la sua attuazione è vigilata nel tempo e se le persone lo conoscono abbastanza da farne una regola forte.
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Avv. Adamo Brunetti
